Você conhece os riscos da má gestão da conciliação bancária?

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Por Thiago Carneiro

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Se existe uma área na empresa que não pode sofrer por descuidos ou falhas, é a área responsável pela gestão das finanças. É o departamento financeiro o encarregado por garantir o equilíbrio entre os recebimentos de clientes e os devidos pagamentos aos fornecedores: o equilíbrio entre as duas partes possibilita que o negócio tenha a saúde financeira necessária para a sobrevivência da companhia.

Entre as várias responsabilidades desse departamento está a conciliação bancária. Esse processo é realizado através da conferência dos lançamentos do extrato bancário com os lançamentos de receita e despesa da empresa. O objetivo é que o saldo conciliado (saldo após a confirmação dos lançamentos) seja igual ao saldo do banco, sem nenhuma inconsistência de dados.

Apesar de ser um processo de conceito simples, a tarefa é minuciosa. Por isso, ter um software que automatize essa atividade torna-a mais eficaz, além de diminuir as chances de falhas operacionais e fraudes.

Entretanto, ainda que a empresa tenha um sistema que apoie na realização da conciliação, os deslizes acontecem. Essa é uma das principais razões para se monitorar esse processo, pois caso haja alguma divergência, é possível identificar se a falha foi casual ou provocada.

A conferência através da conciliação permite a identificação de lançamentos indevidos e a sua origem, garantindo o seu estorno.

É nessas horas que o empresário precisa estar atento a esse processo e, além de prevenir os erros, conseguir corrigi-los a tempo, caso ocorram.

Entre as operações que oferecem mais riscos, estão:

  • Depósitos não identificados com mais de 90 dias

É comum, no processo do atacado distribuidor, clientes, fornecedores, motoristas e vendedores efetuarem depósitos na conta corrente da empresa. Durante o processo de conciliação, não é possível a identificação da origem desses depósitos. Para que o saldo do extrato bancário esteja equivalente ao saldo do ERP,  é feito um lançamento de crédito no saldo do banco e um lançamento de débito transitório. O risco está na demora para identificar a origem desses depósitos. Em geral, 90 dias é um prazo mais do que suficiente para que o departamento financeiro identifique essa origem. Quando esse prazo é excedido e o lançamento fica muito antigo, pode ocorrer a baixa de um título que não faz nenhuma referência com o cliente que efetuou o depósito.

  • Estorno de cheques com mais de cinco dias

As empresas que trabalham com o recebimento de títulos através de cheque estão expostas a um problema semelhante aos depósitos não identificados. Na maioria dos casos, o valor do saldo estornado no saldo bancário, referente aos cheques devolvidos, não é possível ser identificado no ato da conciliação. Com isso, é feito um lançamento de débito no saldo do banco e um lançamento de crédito transitório. Esse lançamento transitório é eliminado após o recolhimento do cheque no banco, e a partir daí é possível a identificação do cliente para estorno do título. Esse fluxo demora, em média, não mais do que cinco dias.

  • Lançamentos não conciliados com mais de dois dias

A conciliação é a confirmação da origem do lançamento. Em geral, todos os lançamentos são conciliados em até dois dias e a demora nessa atividade pode caracterizar um lançamento indevido. Outro impacto é a exportação desses lançamentos para a contabilidade, onde são exportados apenas os lançamentos conciliados.

Existem ações que auxiliam na eficácia da conciliação bancária, como:

  • Importação do arquivo do extrato bancário

Evite lançamentos manuais e crie todos automaticamente através da leitura do arquivo de seu extrato bancário. Além da segurança em garantir que todos os lançamentos estão em seu extrato, evite erros de lançamento e ganhe produtividade.

  • Identificação do título

Tenha a garantia que todo o título baixado através de depósito bancário seja do cliente que realmente efetuou o depósito. Exija que esse vinculo seja realizado pela área de crédito e cobrança.

  • Verifique o acesso dos usuários aos dados bancários de seu ERP

Tenha a garantia que o acesso aos dados bancários estão restritos as pessoas responsáveis por essa atividade.

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Thiago Carneiro
Gerente de Consultoria
[email protected]com.br
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